Hệ thống đặt hàng sỉ cho salon làm đẹp
Hệ thống đặt hàng cho một nhà phân phối sỉ mỹ phẩm chuyên dụng cho salon tại Nhật. Salon tự đặt hàng online với giá riêng. Hệ thống tự gửi chỉ thị giao hàng tới kho và nhà sản xuất, và tự lập hoá đơn cuối tháng.
Bán sỉ cho salon phức tạp hơn một website bán hàng thông thường
Các nền tảng thương mại điện tử có sẵn không xử lý được cách doanh nghiệp này làm việc với khách. Mỗi khách có luật riêng, và mỗi đơn có thể đi qua nhiều bên.
Toàn bộ vận hành nằm trong các file Excel
Danh mục sản phẩm, bảng giá, danh sách khách hàng và sổ đơn hàng đều quản lý bằng Excel. Mỗi file do một người giữ, dữ liệu trùng lặp giữa các file, khó biết bản nào mới nhất, và khi giá hay thông tin khách thay đổi phải sửa tay ở nhiều nơi.
Mỗi khách một bảng giá
Giá bán tính theo hệ số riêng của từng pháp nhân với từng sản phẩm, cộng thêm khuyến mãi chỉ áp dụng cho một số khách.
Một đơn, nhiều nơi giao
Hàng trong kho công ty và hàng do nhà sản xuất giao thẳng nằm chung một đơn. Nhân viên phải tách đơn và báo cho từng bên.
Hoá đơn theo ngày chốt sổ riêng
Mỗi khách chốt sổ vào một ngày khác nhau, có chiết khấu riêng và quy định riêng về ai được xem hoá đơn.
Lãnh đạo thiếu số liệu
Doanh thu, lợi nhuận gộp, khách giảm mua hay tiến độ mục tiêu chỉ có sau khi tổng hợp tay.
Công việc hằng ngày thay đổi thế nào
| Trước đây | Với hệ thống mới | |
|---|---|---|
| Quản lý dữ liệu | Sản phẩm, giá, khách hàng và đơn hàng nằm trong nhiều file Excel riêng lẻ. Sửa một chỗ phải cập nhật nhiều file, dễ lệch số liệu. | Một cơ sở dữ liệu chung cho cả công ty. Sửa một lần, mọi màn hình và báo cáo cập nhật theo. Vẫn nhập, xuất Excel/CSV hàng loạt khi cần. |
| Nhận đơn | Salon gọi điện, gửi fax, gửi email hoặc nhắn qua LINE. Đơn nằm rải rác ở nhiều kênh, nhân viên phải nhập lại từng đơn và tra giá cho từng khách, dễ sót hoặc nhầm. | Mọi đơn về một chỗ: salon tự đặt 24/7 trên web. Giá, khuyến mãi, thuế 8%/10% và phí ship được tính sẵn. |
| Giao hàng | Soạn phiếu riêng cho kho và cho từng nhà sản xuất, gửi thủ công. | Chọn đơn và bấm gửi. Hệ thống tạo phiếu PDF, Excel và mail tới đúng người phụ trách. |
| Báo giao hàng | Gọi điện hoặc gửi mail báo mã vận đơn cho từng salon. | Nhập mã vận đơn một lần (được làm hàng loạt). Salon nhận mail và xem ngay trong lịch sử đơn. |
| Hoá đơn | Cuối tháng gom đơn từng khách, tính chiết khấu, xuất file, gửi đi. | Hoá đơn tự sinh đúng ngày chốt sổ của từng khách. Kế toán chỉ xác nhận, salon tải PDF. |
| Báo cáo | Tổng hợp Excel khi cần, số liệu trễ và khó so sánh. | Dashboard doanh thu so với cùng kỳ, lợi nhuận gộp, phân hạng khách, cảnh báo KPI. |
Mỗi người dùng nhận đúng công cụ họ cần
Salon
Chủ salon, quản lý cửa hàng, nhân viên- Catalog với giá riêng, lọc theo danh mục, thương hiệu, nhà sản xuất
- Sản phẩm yêu thích, sản phẩm đã xem, gợi ý khuyến mãi
- Tách giỏ hàng thành phần mua cho salon và phần mua cá nhân
- Nhắc "mua thêm X yên để được miễn phí ship"
- Đặt lại đơn cũ, theo dõi giao hàng, tải hoá đơn PDF
Văn phòng
Nhân viên chính thức và part-time- Quản lý sản phẩm, tồn kho, khách hàng; nhập xuất hàng loạt bằng CSV/Excel
- Thiết lập giá riêng theo khách, điều chỉnh hàng loạt
- 3 kiểu khuyến mãi: combo, mua X tặng Y, giảm theo số lượng
- Tạo đơn thay khách, sửa giá hàng loạt có xem trước
- Gửi thông báo và email hàng loạt tới salon
Kho và nhà sản xuất
Kho công ty, người phụ trách phía nhà sản xuất- Nhận phiếu chỉ thị giao hàng dạng PDF
- Nhà sản xuất nhận thêm đơn đặt hàng dạng Excel
- Có thể ẩn giá trên phiếu gửi cho bên giao hàng
Kế toán
Kế toán nội bộ, kế toán thuế- Hoá đơn tự sinh, xác nhận hàng loạt
- Theo dõi trạng thái thanh toán: chưa trả, đã trả, trả thừa, trả thiếu
- Lịch sử thay đổi hoá đơn; tài khoản kế toán thuế chỉ thấy phần hoá đơn
Ban lãnh đạo
Giám đốc, cấp quản lý- Doanh thu và lợi nhuận gộp theo tháng, so với cùng kỳ năm trước
- Xếp hạng khách, phát hiện khách ngừng mua 60 ngày hoặc giảm mạnh
- Mục tiêu KPI và cảnh báo khi tiến độ chậm
- Giá nhập và lợi nhuận chỉ hiện cho người được cấp quyền
Hệ thống lớn lên cùng doanh nghiệp
Tìm hiểu, lên kế hoạch, đặc tả yêu cầu
Làm việc với các bộ phận để nắm quy trình nhận đơn, định giá, giao hàng và xuất hoá đơn hiện tại. Chốt phạm vi, lộ trình và tài liệu đặc tả yêu cầu.
Phát triển và đưa vào vận hành
Cổng đặt hàng cho salon, hệ thống quản trị sản phẩm, giá riêng theo khách, khuyến mãi, đơn hàng, chỉ thị giao hàng và hoá đơn tự động.
Đồng hành vận hành và mở rộng chức năng
Hỗ trợ vận hành hằng ngày và phát triển thêm theo từng đợt yêu cầu mới của khách:
- Nhập, xuất Excel/CSV hàng loạt; đơn mua cá nhân của nhân viên salon; quy định ai được xem hoá đơn
- Nhóm khách có hoá đơn gộp; dashboard và thống kê doanh thu
- Theo dõi và tự gửi lại email lỗi; bảng tin nội bộ; phân quyền xem giá nhập
- Phân tích kinh doanh: lợi nhuận gộp, phân hạng khách, KPI theo mục tiêu (đang triển khai)
Điều khách hàng nhận được ngoài phần mềm
Hiểu nghiệp vụ bán sỉ Nhật Bản
Ngày chốt sổ, hệ số giá, thuế suất giảm 8%, mẫu hoá đơn theo từng kiểu khách. Chúng tôi làm việc bằng thuật ngữ của khách.
Phân tích trước khi code
Mỗi tính năng lớn có tài liệu phân tích dữ liệu và công thức, xác nhận với khách qua buổi họp trước khi triển khai.
Đồng hành dài hạn
Duy trì đội ngũ vận hành hỗ trợ liên tục sau khi đưa vào sử dụng, đồng thời phát triển thêm chức năng mới theo nhu cầu kinh doanh của khách.
Dữ liệu an toàn theo thời gian
Đơn và hoá đơn lưu lại thông tin tại thời điểm phát sinh, xoá mềm, ghi log thay đổi. Số liệu cũ không bị sai khi giá hay thông tin khách thay đổi.
Phân quyền chi tiết
5 vai trò nội bộ, 2 cấp tài khoản phía khách, quyền xem giá nhập tách riêng.
Công nghệ phổ biến, dễ tiếp quản
Ruby on Rails, React, Next.js, MySQL, AWS S3. Có kiểm thử tự động và tài liệu API Swagger.
Doanh nghiệp nào có bài toán tương tự
Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp bán sỉ B2B có giá khác nhau theo khách, giao hàng từ nhiều nguồn và xuất hoá đơn theo kỳ.
Bạn đang quản lý đơn sỉ bằng Excel và email?
Buổi trao đổi đầu tiên tập trung vào quy trình hiện tại của bạn, không phải demo phần mềm. Sau buổi đó, bạn nhận được:
- Bản đồ quy trình đặt hàng, giao hàng, hoá đơn hiện tại
- Danh sách điểm có thể tự động hoá, xếp theo mức tác động
- Đề xuất phạm vi giai đoạn 1 và lộ trình mở rộng
Từ ý tưởng đến hệ thống vận hành ổn định — BUNBU đồng hành cùng quý công ty qua mọi giai đoạn: lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, phát triển, kiểm thử và vận hành. Hãy liên hệ để được tư vấn miễn phí.